Panduan Majikan untuk I-9 untuk Karyawan Jarak Jauh

Tahukah Anda bahwa lebih dari 4 juta orang bekerja dari jarak jauh separuh waktu di AS? Anda benar jika Anda tidak ikut-ikutan mempekerjakan pekerja jarak jauh. Kami telah menyusun panduan ini untuk membagikan seluk beluk I-9 untuk karyawan jarak jauh.

Baca terus untuk mempelajari lebih lanjut.

RajaBackLink.com

Apa itu Formulir I-9?

Penting untuk tidak mencampuradukkan formulir ini dengan formulir lain. Formulir I-9 memverifikasi identitas karyawan baru dan izin kerja untuk dipekerjakan di Amerika Serikat. Di AS, semua pemberi kerja atau perwakilan resmi pemberi kerja harus melengkapi formulir I-9 untuk setiap orang yang mereka pekerjakan.

Mengisi Formulir I-9

Karyawan juga harus melengkapi formulir I-9 di pihak mereka. Mereka bertanggung jawab untuk mengisi Bagian 1 dan menunjukkan dokumen yang sesuai untuk mengkonfirmasi identitas mereka. Pengusaha harus mengevaluasi apakah dokumen yang diserahkan adalah asli.

Jika mereka menemukan dokumen itu asli, majikan bertanggung jawab untuk mengisi Bagian 2 formulir. Majikan memiliki tiga hari kerja untuk menyelesaikan bagian ini.

Sebelum pandemi, pengusaha harus mengisi bagian 2 dengan kehadiran karyawan secara fisik. Majikan tidak diizinkan untuk memeriksa dokumen melalui mesin faks, webcam, atau email.

Karena keadaan COVID-19, Penegakan Imigrasi dan Bea Cukai AS (ICE) dan Departemen Keamanan Dalam Negeri (DHS) telah mengizinkan pengusaha untuk memeriksa dokumen atau dokumen dari jarak jauh. Itu akan berakhir pada 30 April 2022, tetapi diperpanjang hingga 31 Oktober 2022.

Undang-undang menyatakan bahwa jika seorang karyawan dipekerjakan setelah 1 April 2021, dan hanya bekerja dari jarak jauh karena tindakan pencegahan terkait COVID-19, maka majikan untuk sementara dibebaskan dari memverifikasi dokumen I-9 secara fisik. Kamu bisa Temukan lebih banyak lagi informasi di sini tentang verifikasi jarak jauh I-9.

Bagaimana Saat Operasi Normal Dilanjutkan?

Setelah operasi normal dilanjutkan, setiap karyawan yang diverifikasi dari jarak jauh memiliki tiga hari kerja untuk melapor ke majikan mereka. Selama waktu ini, pemberi kerja akan memeriksa secara fisik dokumen yang awalnya ditunjukkan saat formulir I-9 diberikan dari jarak jauh.

Pada saat ini, majikan harus menambahkan kata-kata “dokumen yang diperiksa secara fisik” bersama dengan tanggal mereka diperiksa ke Bagian 2 formulir I-9.

Ingatlah bahwa meskipun verifikasi pekerjaan jarak jauh diperpanjang hingga 31 Oktober 2022, dianjurkan untuk mulai memverifikasi dokumen secara fisik atas kebijaksanaan majikan. Aturan sementara DHS yang dilonggarkan adalah untuk karyawan yang dipekerjakan pada atau setelah 20 Maret 2020, dan mereka yang menunjukkan dokumen mereka dari jarak jauh.

Sebaiknya pantau situs web ICE dan DHS untuk mengetahui pengumuman baru tentang operasi normal yang dilanjutkan atau ekstensi tambahan.

Buat Kebijakan

Jika Anda tidak memiliki kebijakan, membuat kebijakan disarankan untuk menunjuk orang tertentu untuk memverifikasi dokumen. Orang yang ditunjuk sebagai verifikator harus memiliki pelatihan yang tepat untuk memverifikasi dokumen. Mereka perlu tahu apa yang harus dicari saat melakukan inspeksi.

Verifikator yang berwenang harus memeriksa secara fisik satu dokumen dari Daftar A atau dokumen dari Daftar B bersama dengan dokumen dari Daftar C.

Daftar A Dokumen

Dokumen-dokumen dalam daftar ini menetapkan identitas orang tersebut dan kelayakan pekerjaan. Anda hanya memerlukan salah satu dari dokumen ini untuk mengonfirmasi karyawan di Bagian 2 formulir I-9. Dokumen yang dapat dipilih antara lain:

  • Kartu Paspor AS atau Paspor AS
  • (Formulir I-551) Kartu Penduduk Tetap atau Kartu Tanda Terima Pendaftaran Orang Asing
  • (Formulir I-766) Kartu Surat Kuasa Ketenagakerjaan
  • Paspor asing dengan Formulir I-94 atau Formulir I-94A dengan Catatan Kedatangan-Keberangkatan dan berisi pengesahan untuk bekerja
  • Paspor dari Negara Federasi Mikronesia (FSM) atau Republik Kepulauan Marshall (RMI) dengan Formulir I-94 atau Formulir I-94A
  • Paspor asing yang berisi stempel Formulir I-551 atau notasi cetak Formulir I-551

Daftar B Dokumen

Dokumen-dokumen dalam daftar ini hanya akan menetapkan identitas seseorang. Itu sebabnya Anda memerlukan salah satu dari dokumen ini bersama dengan satu dari Daftar C:

  • Kartu Tanda Penduduk atau Surat Izin Mengemudi. Jika Kartu Identifikasi ditunjukkan, itu harus dikeluarkan oleh wilayah luar AS atau oleh negara bagian AS. Nama karyawan, alamat, DOB, jenis kelamin, warna mata, dan tinggi badan harus dicantumkan. ID yang dapat diterima meliputi:
  • ID sekolah
  • ID militer
  • Kartu pendaftaran pemilih
  • Kartu Pelaut Pedagang Penjaga Pantai AS
  • Dokumen suku asli Amerika
  • SIM Kanada
  • Untuk anak di bawah umur di bawah 18 tahun yang tidak dapat menunjukkan salah satu tanda pengenal di atas, hal-hal berikut ini dapat diterima:
  • Catatan sekolah atau rapor
  • Klinik, dokter, atau catatan rumah sakit
  • Catatan penitipan anak atau sekolah penitipan anak

Daftar C Dokumen

Dokumen-dokumen dalam daftar ini akan menentukan kelayakan kerja karyawan. Itu harus ditunjukkan bersama dengan satu dokumen dari Daftar B:

  • Kartu nomor akun Jaminan Sosial AS yang tidak dibatasi
  • (Formulir FS-240) Laporan Konsuler Kelahiran di Luar Negeri
  • (Formulir FS-545) Sertifikasi Kelahiran di Luar Negeri yang dikeluarkan oleh Departemen Luar Negeri AS
  • (Formulir DS-1350) Sertifikasi Laporan Kelahiran yang dikeluarkan oleh Departemen Luar Negeri AS
  • Salinan asli atau resmi dari akta kelahiran yang dikeluarkan oleh negara bagian, kabupaten, otoritas kota, atau wilayah luar Amerika Serikat dengan stempel resmi
  • Dokumen suku asli Amerika
  • (Formulir I-197) Kartu Tanda Penduduk AS
  • (Formulir I-179) Kartu Identitas untuk penggunaan Resident Citizen di Amerika Serikat
  • Dokumen izin kerja yang dikeluarkan oleh Departemen Keamanan Dalam Negeri (DHS)

Bagaimana Jika Dokumen Kedaluwarsa Disampaikan?

Jika karyawan menunjukkan dokumen kedaluwarsa, mereka mungkin dapat menunjukkan tanda terima resmi jika mereka belum menerima dokumen atau dokumen pengganti pada saat verifikasi.

Seorang karyawan harus menunjukkan tidak hanya dokumen asli dan valid, tetapi juga harus tidak kedaluwarsa. Itu Situs web USCIS memiliki daftar tanda terima yang dapat diterima untuk memastikan Anda mematuhinya sebagai pemberi kerja.

Mencegah Diskriminasi

Undang-Undang Keimigrasian dan Kebangsaan tidak mengizinkan pemberi kerja untuk mendiskriminasi seorang karyawan selama proses verifikasi. Seorang karyawan tidak dapat ditentukan berdasarkan negara asal mereka, kewarganegaraan mereka, atau status imigrasi mereka.

Majikan tidak dapat meminta untuk melihat dokumen otorisasi pekerjaan sebelum tawaran pekerjaan diterima. Mereka tidak dapat menolak tanda terima dokumen resmi yang dapat diterima, dan mereka tidak dapat meminta dokumen tertentu dari karyawan.

Last but not least, pemberi kerja tidak dapat menolak untuk mempekerjakan individu jika izin kerja mereka akan berakhir dalam waktu dekat. Karyawan dilindungi jika mereka mengalami diskriminasi, dan pemberi kerja tidak diperbolehkan untuk melakukan pembalasan jika ada berkas yang dibebankan kepada mereka.

Pastikan untuk menjauhi diskriminasi, bahkan secara tidak sengaja, untuk menghindari menemukan bisnis Anda dalam masalah hukum. Ini dapat mencakup denda, perintah pengadilan, hukuman pidana, atau pencekalan.

Bukti Kelayakan Pekerjaan Adalah Suatu Keharusan

Tidak seorang pun dibebaskan dari memberikan dokumen dari Daftar C untuk membuktikan bahwa mereka memenuhi syarat untuk bekerja di Amerika Serikat. Misalkan seorang karyawan dipekerjakan tetapi gagal memberikan bukti kelayakan pekerjaan mereka dalam waktu tiga hari setelah memulai pekerjaan mereka sebagai pemberi kerja. Dalam hal ini, Anda diperbolehkan oleh hukum untuk memecat mereka karena mereka tidak menyerahkan dokumen yang diperlukan.

Pusat Penyelesaian Jarak Jauh

Pengusaha dapat menggunakan sistem I-9 elektronik yang inovatif untuk membantu memverifikasi karyawan jarak jauh. Ada jaringan pusat penyelesaian di seluruh Amerika Serikat di mana pekerja jarak jauh yang baru dipekerjakan dapat masuk ke sistem dan menyelesaikan bagian 1 dalam kenyamanan rumah mereka.

Setelah mereka menyelesaikan bagian ini, mereka dapat menjadwalkan janji temu di lokasi fisik di dekat lokasi rumah mereka dengan personel terlatih dalam kepatuhan I-9. Pro terbesar tentang ini adalah bahwa karyawan akan diverifikasi secara fisik, jadi Anda tidak perlu melakukannya lagi sampai mereka memiliki dokumen di file yang kedaluwarsa.

Pastikan Anda tahu negara bagian mana yang tidak mengizinkan notaris untuk mengisi formulir I-9. Negara terkadang memiliki persyaratan yang berbeda ketika orang yang ditugaskan menyelesaikan I-9. Misalnya, di California, formulir I-9 hanya dapat diperoleh oleh seseorang yang terikat sebagai konsultan imigrasi.

Jika Anda memiliki karyawan jarak jauh yang tidak tinggal di dekat pusat, Anda dapat memilih individu yang akrab dengan formulir I-9. Hubungi pustakawan lokal, akuntan di wilayah mereka, profesional SDM, pengacara lokal, agen notaris, atau anggota staf agen tenaga kerja negara bagian.

Meninjau Formulir I-9 yang Sudah Lengkap

Majikan bertanggung jawab atas kelalaian atau kesalahan yang dibuat pada formulir I-9, tidak peduli siapa yang Anda tunjuk sebagai perwakilan resmi. Itulah sebabnya Anda ingin memastikan bahwa Anda memeriksa tiga kali semua formulir I-9 jarak jauh yang dikirimkan. Lihat untuk memastikan mereka tidak memiliki kesalahan yang dapat menyebabkan masalah hukum bagi Anda di masa depan.

Kesalahan umum termasuk informasi yang hilang, dokumen yang salah diterima dari daftar yang disediakan, dan kegagalan untuk menyimpan fotokopi. Cara terbaik untuk menghindari kesalahan adalah memiliki sistem peninjauan di mana Anda atau seseorang memvalidasi semuanya di bagian 1 dan 2 bersama dengan dokumen yang disediakan.

Ada juga sistem I-9 elektronik di mana Anda dapat meninjau formulir yang telah diisi di samping dokumen yang dipindai. Ini memungkinkan Anda untuk membandingkan nama, tanggal, nomor, dll. Anda dapat menandai formulir sebagai valid setelah Anda meninjau semuanya secara berdampingan dan menghapusnya dari daftar tugas Anda.

Tanggung Jawab Berkelanjutan untuk Majikan

USCIS memiliki aturan khusus dalam hal mempertahankan, menyimpan, dan memperbarui formulir I-9 agar tetap patuh setiap saat. Dalam hal mempertahankan, majikan harus menyimpan formulir I-9 yang valid selama tiga tahun atau satu tahun setelah hubungan kerja mereka berakhir (mana yang lebih lambat). Satu-satunya bagian dari formulir yang harus disimpan berisi data karyawan dan majikan.

Sejauh penyimpanan formulir, dapat disimpan di microfiche, kertas, mikrofilm, atau elektronik. Jika Departemen Tenaga Kerja, Keamanan Dalam Negeri, atau Departemen Kehakiman meminta formulir I-9, sebuah bisnis memiliki waktu tiga hari untuk menyediakan formulir tersebut kepada agen yang meminta.

Majikan bertanggung jawab untuk melacak tanggal kedaluwarsa dokumen. Ketika dokumen kedaluwarsa, karyawan harus diverifikasi ulang dan dicatat dalam Bagian 3 formulir I-9 selambat-lambatnya pada tanggal kedaluwarsa. Selama verifikasi ulang, pemberi kerja harus memberi tanggal dan mengawali koreksi yang dilakukan pada formulir yang diperbarui.

Merasa Seperti Pro di I-9 untuk Karyawan Jarak Jauh?

Sekarang setelah Anda membaca panduan kami untuk I-9 untuk karyawan jarak jauh, Anda dapat menghindari kesalahan mahal dengan mempekerjakan pekerja jarak jauh. Tidak ada alasan untuk merasa mandek hanya karena Anda merekrut karyawan baru yang tinggal ribuan atau ratusan mil jauhnya.

Untuk majikan yang mempertimbangkan untuk tetap mempekerjakan karyawan jarak jauh, adalah bijaksana untuk mencari pusat I-9 nasional di lokasi di mana Anda mempertimbangkan untuk mempekerjakan pekerja jarak jauh. Ini akan membuatnya lebih mudah untuk tetap patuh dan memberi Anda ketenangan pikiran bahwa I-9 diisi dengan benar dan dokumen yang benar sedang diserahkan dan diperiksa.

Jika posting blog kami berguna, silakan telusuri bagian bisnis kami yang lain untuk tetap mengetahui tips dan trik bisnis terbaru kami.




0

Leave a Reply

Your email address will not be published.